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Facture : mentions obligatoires, forme, durée de conservation,…

La facture est obligatoire entre professionnels
Pour des raisons économiques et fiscales, la facture est obligatoire lorsqu’elle porte sur une vente ou une prestation de services réalisée par un professionnel (producteur, distributeur ou prestataire de services) pour les besoins d’un autre professionnel (article L 441-3 du Code de commerce).

Les prestataires de services ont l’obligation de délivrer une facture aux particuliers (Arrêté 83-50/A du 3 octobre 1983).

Les particuliers ne sont pas soumis à l’obligation de facturation
En tant que vendeurs occasionnels, les particuliers n’ont pas à établir de factures, même si l’acheteur est un commerçant (Cass. crim. 31 janvier 1962).

En revanche, les particuliers sont soumis aux règles de facturation lorsque les ventes qu’ils effectuent à des professionnels, pour les besoins de leur activité, «revêtent un caractère significatif par leur quantité ou leur répétition » (Note de service DGCCRF n° 5322 du 3-2-1988).

Ventes et prestations de services

La vente de tous les produits et la prestation de tous les services doivent donner lieu à facturation.

La vente de biens qui ne sont ni des produits ni des services n’est donc pas soumise à la réglementation. Il en est ainsi, par exemple, de la vente, au nouveau locataire d’un local commercial, des aménagements réalisés dans ce local par l’ancien locataire (Cass. com. 9 mai 2001).

Les produits fournis gratuitement par le vendeur doivent être mentionnés sur la facture et peuvent s’analyser comme des réductions de prix à caractère quantitatif (Circ. du 8 décembre 2005 – JO du 30 décembre 2005). Ce principe suppose néanmoins que les articles supplémentaires soient identiques aux produits achetés.

Dépôt-vente
Le dépôt-vente n’est pas soumis à l’obligation de facturation, mais il appartient à celui qui se prétend dépositaire et à qui sont reprochés des achats sans factures de rapporter la preuve de l’existence d’une telle convention (Cass. crim. 19 novembre 1979; Cass. crim. 3 juin 1991).

Reprise ou remplacement de produits
Dans le cas de refus par le client ou de reprise de produits périmés, défraîchis ou impropres à la vente lorsque l’état de ces produits est imputable au fournisseur, la facture doit être annulée par un avoir et, si d’autres marchandises sont livrées, elles feront l’objet d’une nouvelle facture.

S’il s’agit de la reprise de produits faite pour des raisons d’ordre purement commercial (reprise d’un stock de produits que le commerçant n’a pas vendus, par exemple), l’opération constitue, à notre avis, une véritable revente du client à son fournisseur entraînant obligation pour ce client de délivrer une facture. Le fournisseur n’est pas fondé à émettre un avoir.

Le remplacement s’analyse d’abord comme une reprise de produits s’accompagnant de l’annulation de la facture initiale, puis comme la fourniture de produits nouveaux qui doit donner lieu à l’émission d’une autre facture.

Moment de la délivrance de la facture
Le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la réalisation de la vente ou de la prestation de services (C. com. art. L 441-3, al. 2).

L’administration a admis que le terme « réalisation » s’entende de la façon suivante : « Par analogie avec la prestation de services qui ne se trouve réalisée qu’une fois exécutée, il peut être valablement affirmé que la vente est réalisée par la livraison ou la prise en charge de la marchandise. La date de réalisation s’entend donc comme étant celle de la livraison (franco), celle de la prise en charge par le distributeur (enlèvement) ou celle de la fin d’exécution de la prestation de services » (Note de service DGCCRF n° 5322 du 3 février 1988).
Bien entendu, rien ne s’oppose à ce que la facture soit délivrée avant la « réalisation » de la vente, au sens de la définition ci-dessus, et notamment dès la conclusion du contrat, c’est-à-dire dès l’accord sur la chose et sur le prix.

Exceptions
1° Dans certains cas, des obstacles matériels ou l’absence d’un élément de la facture (généralement le prix) ne permettent pas d’établir la facture immédiatement.

De tels « obstacles matériels » existent, par exemple, dans le secteur de la viande où le poids réel de la marchandise n’est généralement pas encore connu lors de la transaction, la viande réduisant de poids après un certain temps.

L’administration tolère alors un léger différé de facturation à condition qu’il soit substitué à la facture un document intermédiaire (bon de livraison) établi en double exemplaire au moment de la livraison ou de l’enlèvement de la marchandise, individualisé au moyen d’un carnet à souche numéroté ou d’une machine à timbrer et comportant les mêmes mentions que la facture à l’exception de l’élément non encore déterminé. La facture doit être établie dès la détermination de l’élément manquant et doit faire référence au document intermédiaire (Note de service DGCCRF n° 6032 du 28 mars 1994).

Il est également possible de facturer des marchandises au tarif en vigueur au jour de la réalisation de la vente et d’indexer ce prix ; par la suite, le vendeur établira une facture complémentaire ou un avoir.

2° Dans certains secteurs d’activité contraints de procéder à des livraisons fréquentes sur une courte période et pour un faible montant, l’administration admet l’émission de factures récapitulatives afin de ne pas imposer un coût de facturation excessif. Cette pratique est subordonnée au respect des trois conditions suivantes (Note de service DGCCRF n° 6032 du 28 mars 1994) :
– l’acheteur doit avoir donné son accord ;
– chaque transaction doit faire l’objet d’un bon de livraison, communicable aux services de contrôle dans les mêmes conditions que les factures, et permettant sans ambiguïté, par le rapprochement avec la facture récapitulative, de vérifier l’exactitude de la facturation ;
– l’usage de la facturation récapitulative doit être justifié par la fréquence et le faible montant des livraisons.
Aucune limite n’est fixée tant pour la durée de la période couverte par la facture récapitulative – sous réserve de dispositions particulières.

Facture d’acompte
Le versement d’un acompte à valoir sur le prix de vente d’un produit doit donner lieu à l’émission d’une facture comportant l’ensemble des mentions imposées par la réglementation puisque la vente est réalisée lors du versement de l’acompte.

Dans le cas d’un versement d’acompte sur le prix d’une prestation de service, il convient de distinguer deux situations :
– s’il s’agit d’une prestation de service ponctuelle, le versement de l’acompte ne peut être admis qu’au vu d’une facture conforme à la réglementation ;
– s’il s’agit d’une prestation de service à exécution successive, la facture d’acompte conforme aux règles de facturation n’est pas obligatoire tant que la prestation de service n’est pas achevée (T. corr. Nanterre 14 mars 1995).

Cependant, la cour d’appel de Paris a jugé le contraire en considérant, dans un cas où une centrale d’achat avait conclu des contrats de coopération commerciale avec plusieurs fournisseurs, que la centrale ne pouvait pas valablement établir, pour une période mensuelle ou bimestrielle, des factures d’acomptes ne précisant pas la dénomination des services rendus, les dates de réalisation des services et le prix unitaire de chaque service, puis délivrer une facture annuelle reprenant l’ensemble des mentions obligatoires (CA Paris 3 novembre 2006).

Modalités de la remise
Le fournisseur doit délivrer une facture à son client même si ce dernier ne la lui réclame pas (Cass. crim. 20 décembre 1961 ;Cass. crim. 10 juillet 1963) et, corrélativement, l’acheteur doit réclamer une facture au vendeur si ce dernier ne la lui délivre pas spontanément (C. com. art. L 441-3, al. 2 ; Cass. crim. 20 décembre 1961; Cass. crim. 15 janvier 1979).

La facture peut être remise à une personne agissant pour le compte de l’acheteur ou du bénéficiaire de la prestation de services, par exemple un mandataire ou un commissionnaire (Cass. crim. 15 octobre 1964).

En revanche, un courtier, simple intermédiaire chargé de mettre les parties en présence, n’est pas habilité à recevoir les factures (Cass. crim. 30 avril 1963).

Un bon d’enlèvement, une fiche de dépôt, une bande de caisse enregistreuse ou tout autre document analogue remis au client ne dispense pas le fournisseur de l’établissement d’une facture (Cass. crim. 16 novembre 1960; Cass. crim. 10 décembre 1969).


Forme de la facture

Support papier
La facture doit, en principe, être établie en double exemplaire sur un support papier, l’un des exemplaires devant être remis au client (C. com. art. L 441-3, al. 2). Par exemple, une facture transmise par télécopie n’est pas valable.
L’entreprise ne peut se dispenser d’adresser à son client une facture sur un support papier que si elle a mis en place une procédure, soit de transmission par voie électronique sécurisée au moyen d’une signature électronique, soit de télétransmission dématérialisée, lesquelles obéissent à un formalisme spécifique. A défaut de mise en place d’une telle procédure, seule la facture émise par le fournisseur sur support papier (ou en son nom et pour son compte par un mandataire) vaut facture. La seule dérogation admise par l’administration concerne l’exemplaire du fournisseur qui peut, sous certaines conditions, être conservé sous une forme électronique.

Support électronique

Les assujettis à la TVA ont la possibilité, sous réserve de l’acceptation du destinataire, de transmettre leurs factures par voie électronique, à condition que l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu soient garanties (CGI art. 289, V et 289 bis) :
– soit au moyen d’une signature électronique, conforme à la réglementation ;
– soit au moyen d’un échange informatisé de données (EDI) conforme à la réglementation ;

Mode de conservation de la facture

Le vendeur et l’acheteur doivent conserver chacun un exemplaire de la facture (C. com. art. L 441-3, al. 2).

La loi ne précise pas qui, du vendeur ou de l’acheteur, doit conserver l’original de la facture.

L’administration admet que ces exemplaires soient conservés en copie à condition que celle-ci soit la reproduction fidèle des originaux.

Délai de conservation de la facture

Les originaux et les copies des factures doivent être conservés pendant un délai de trois ans à compter de la vente ou de la prestation de services (C. com. art. R 441-3).
Cependant :
– l’article L 102 B du Livre des procédures fiscales impose de conserver les factures pendant un délai de six ans à compter de la date à laquelle elles ont été établies ;
– les obligations entre commerçants à l’occasion de leur commerce se prescrivent par cinq ans (C. com. art. L 110-4) ;
– dans le cas, fréquent en pratique, où ils n’enregistrent pas jour par jour les opérations qu’ils effectuent, les commerçants sont tenus de conserver les documents justificatifs de ces opérations, donc notamment les factures, pendant dix ans (C. com. art. L 123-22, al. 2).
Il est donc nécessaire de conserver pendant dix ans toutes les factures.

Contenu de la facture

Si la facture ne reflète pas la réalité de la transaction, son auteur peut être poursuivi pour délit de faux (article 441-1 du Code pénal).

– Emploi de la langue française
L’emploi de la langue française dans les factures est obligatoire (Loi 94-665 du 4 août 1994 art. 2).

Cependant, pour les factures à l’export, l’administration a admis, dans une circulaire du 19 mars 1996, concernant l’application de la loi du 4 août 1994 relative à l’emploi de la langue française, que « les factures et autres documents échangés entre professionnels, personnes de droit privé françaises et étrangères, qui ne sont pas consommateurs ou utilisateurs finaux des biens, produits ou services, ne sont pas visés par ces dispositions ».

– Date de la vente
La facture doit mentionner la date de la vente ou de la prestation de services (C. com. art. L 441-3, al. 3).

– Indications du vendeur
Les factures doivent indiquer le nom ou la dénomination sociale, ainsi que l’adresse du vendeur (C. com. art. L 441-3, al. 3).

L’adresse du vendeur est obligatoirement celle de son siège social. S’il a un établissement secondaire, l’adresse de celui-ci peut être indiquée, mais en plus de celle du siège et sans qu’une confusion puisse être opérée entre les deux.

– Immatriculation au RCS

Toute personne, physique ou morale, immatriculée au registre du commerce et des sociétés est tenue d’indiquer sur ses factures (C. com. art. R 123-237) :
1° Le numéro unique d’identification de l’entreprise
2° La mention RCS suivie du nom de la ville où elle est immatriculée ;
3° Le lieu de son siège social ;
4° Le cas échéant, qu’elle est en état de liquidation ;
5° Si elle est une société commerciale dont le siège est à l’étranger, sa dénomination, sa forme juridique, le lieu de son siège social, s’il y a lieu son numéro d’immatriculation dans l’Etat où elle a son siège et, le cas échéant, qu’elle est en état de liquidation ;
6° Le cas échéant, la qualité de locataire-gérant ou de gérant-mandataire ;
7° Si elle est bénéficiaire d’un contrat d’appui au projet d’entreprise pour la création ou la reprise d’une activité économique au sens de l’article L 127-1 du Code de commerce, la dénomination sociale de la personne morale responsable de l’appui, le lieu de son siège social, ainsi que son numéro unique d’identification ;
8° Si elle a constitué un patrimoine affecté en application de l’article L 526-6 du Code de commerce, l’objet de l’activité professionnelle à laquelle le patrimoine est affecté et la dénomination utilisée pour l’exercice de l’activité professionnelle incorporant son nom ou nom d’usage précédé ou suivi immédiatement des mots : « entrepreneur individuel à responsabilité limitée » ou des initiales : « EIRL ».
L’inobservation de cette obligation est sanctionnée par une amende contraventionnelle de 750 € à 3 750 € (C. com. art. R 123-237, dernier al. et C. pén. art. 121-2 et 131-41).

– Qualité d’artisan
Tout artisan doit mentionner son numéro d’identification, et son code APE.

– Activité artisanale complémentaire ou exercée sous forme d’EIRL

Toute personne physique qui a déclaré une activité artisanale complémentaire doit indiquer sur ses factures (Décret 98-247 du 2-4-1998 art. 7 bis) :
1° Le numéro unique d’identification de l’entreprise, suivi immédiatement et lisiblement des mots : « dispensé d’immatriculation en application du V de l’article 19 de la loi 96-603 du 5 juillet 1996 relative au développement et à la promotion du commerce et de l’artisanat » ;
2° Son adresse ;
3° Si elle est bénéficiaire d’un contrat d’appui au projet d’entreprise pour la création ou la reprise d’une activité économique, la dénomination sociale de la personne morale responsable de l’appui, le lieu de son siège social, ainsi que son numéro unique d’identification.

– EIRL

Tout entrepreneur individuel à responsabilité limitée exerçant une activité artisanale doit indiquer sur ses factures (Décret 98-247 du 2 avril 1998 art. 7 ter) :
1° Le numéro unique d’identification de l’entreprise;
2° Son adresse ;
3° L’objet de l’activité professionnelle à laquelle le patrimoine est affecté ainsi que la dénomination utilisée pour l’exercice de son activité incorporant son nom ou son nom d’usage précédé ou suivi immédiatement des mots : « entrepreneur individuel à responsabilité limitée » ou des initiales : « EIRL » ;
4° S’il est bénéficiaire d’un contrat d’appui au projet d’entreprise pour la création ou la reprise d’une activité économique, la dénomination sociale de la personne morale responsable de l’appui, le lieu de son siège social, ainsi que son numéro unique d’identification.